Afin de couvrir l'intégralité des besoins de votre entreprise et ce quelque soit sa taille, OS Congés met à votre disposition 4 profils utilisateur :

1- Le profil « employé / salarié » permet :

• D'accéder à un espace dédié, simple et convivial pour déposer et suivre chaque demande d'absence en temps réel,
• De visualiser graphiquement un calendrier annuel positionnant les absences passées, les absences futures validées ou en cours de validation,
• D'avoir accès au planning de son équipe (ou plus selon paramétrage) en fonction d'une période choisie ou d'une liste personnalisée,
• D'annuler une demande de congés non validée,
• D'annuler ou modifier une demande de congés validée avec passage obligatoire par le ou les responsables hiérarchiques,
• D'être informé par Email lorsqu'une action importante est réalisée sur une demande de congés,
• De synchroniser automatiquement chaque événement d'absence avec son agenda Outlook, Lotus, Thunderbird, BlackBerry, Iphone, etc.

2- Le profil « validant / chef de service » permet :

• Les mêmes fonctionnalités que le profil précédent (employé) afin de gérer ses propres absences,
• De recevoir des notifications par Email lorsqu'une demande requiert son approbation,
• De traiter les demandes de congés de ses équipes et d'obtenir des indicateurs d'aide à la décision directement dans la demande : compteurs du collaborateur, emploi du temps et planning de son équipe sur la période sollicitée,
• De déposer une demande pour un membre de son équipe si par exemple celui ci n'a pas accès à un poste informatique,
• D'extraire toutes les informations utiles sur ses équipes grâce à un gestionnaire de requêtes complet (format PDF ou Excel) et exploiter les résultats dans une application tierce,
• De positionner des périodes de faible ou forte activité sur les calendriers de ses équipes, périodes propices ou non à la prise de congés.

3- Le profil « gestionnaire » :
Le profil gestionnaire s'adresse le plus souvent aux structures de plusieurs centaines de salariés. Le gestionnaire cumule les fonctionnalités d'employé et de chef de service auquel s'ajoute les possibilité de :

• Gérer l'ensemble des paramètres d'un portefeuilles d'employés pré défini par les administrateurs ou lors du paramétrage,
• De réaliser tout type d'actions sur le portefeuilles d'employés (dépôt de congés rétro actif ou anticipé, régulation de compteurs, changement de hiérarchie, transfert de service, etc. ),
• D'effectuer des traitements de masse et tout type d'extractions de données sur la population associée au gestionnaire.

NB. le gestionnaire n'a pas accès au paramétrage de l'application.

4- Le profil administrateur :
Le profil administrateur cumule les fonctionnalités de l'ensemble des profils précédents sans restriction de périmètre (cas du gestionnaire). Il permet avant tout de paramétrer l'application et de :

• Personnaliser graphiquement l'ensemble du logiciel et assurer ainsi la cohérence avec l'ensemble du système d'information de l'entreprise (logo, feuille de styles, etc.),
• Intégrer tous les types d'absence utiles (légales et organisationnelles sujettes à gestion de compteurs ou simplement à contrôle lors du dépôt),
• Paramétrer tous les taux de temps partiel (100%, 90%, 80%, etc.) et de proratiser si nécessaire les acquisitions et les consommations au « réel »,
• Reproduire le schéma hiérarchique de votre entreprise au travers d'écrans synthétiques et intuitifs (affectation des validants jusqu'à 2 niveaux + gestion des suppléants en cas d'absence d'un validant),
• Obtenir la traçabilité précise d'un compteur ou d'une demande (qui fait quoi pour qui et quand ?),
• Extraire au format PDF ou Excel toutes les données utiles grâce à différents moteurs de requêtes multi critères,
• Obtenir des tableaux de bord graphiques (histogrammes, camemberts, etc.),
• Gérer les congés payés en jours ouvrés ou jours ouvrables (semaines de 5 ou 6 jours),
• Gérer des périodes d'acquisition et de consommation différentes selon les compteurs (ex : RTT du 01/01/xxxx au 31/12/xxxx et CP du 01/06/xxxx au 31/05/xxxx),
• Rédiger rapidement les textes des différents Emails d’information envoyés aux collaborateurs lors de la vie d’une demande,