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Finissez-en avec le casse-tête de la gestion des Notes de Frais !

Dans un climat économique qui nous pousse toujours à aller plus loin à la conquête de nouveaux marchés, les déplacements professionnels tiennent aujourd’hui une place prépondérante, et ce même dans les TPE et PME. Avoir des collaborateurs mobiles est certes gage de dynamisme mais cela peut vite se traduire par une accumulation de notes de frais et des dépenses non maîtrisées.

Le module oHRis Note de Frais vous offre la possibilité, via une interface web fluide et conviviale, d’automatiser et d’alléger le processus, d’harmoniser et de mieux diffuser les règles de déplacement de votre entreprise grâce à un système hautement paramétrable.

  • Il saisit ses dépenses au fil de l’eau et fait ses demandes de remboursement depuis son ordinateur, tablette ou smartphone. Les demandes et la validation des remboursements deviennent simples et rapides
  • Il scanne, photographie ou transmet au format papier les justificatifs selon le paramétrage en place
  • Il est informé des plafonds et des règles de remboursement et est ainsi accompagné au fur et à mesure de sa saisie. Le contrôle se faisant en direct, les erreurs deviennent extrêmement rares, évitant les retours au salarié et les délais trop longs de traitement
  • Il peut suivre le processus de validation de ses notes de frais en temps réel
  • Il est informé par Email en cas de validation, refus ou demande d’information complémentaire sur ses notes de frais.
  • Il dispose de toutes les fonctionnalités de saisie et suivi du profil salarié pour son propre compte
  • Il est informé en temps réel des nouvelles demandes de remboursement de son équipe et les traite depuis son ordinateur ou smartphone. Il valide ainsi la réalité de la dépense avant le traitement par le service comptable
  • Il suit les notes de frais et gère les budgets par salarié, par équipe, par projet, par client
  • Il a accès à un reporting complet sous différents formats (Excel et PDF).
  • Il paramètre une bonne fois pour toute les règles de gestion, la nature des frais, les comptes comptables, les devises, la gestion de la TVA, les plafonds, les alertes et les notifications
  • Il contrôle, valide et éventuellement rejette les dépenses ou justificatifs non conformes
  • Il contrôle, valide et éventuellement rejette les dépenses ou justificatifs non conformes, Il exporte les écritures comptables vers le logiciel de comptabilité ou les envoie au cabinet comptable en 1 clic
  • Il exporte les informations des remboursements réalisés vers la paye et envoie les ordres de virement au format SEPA
  • Le processus de gestion des notes de frais se trouve allégé grâce à la disparition des notes de frais « papier »,
  • Il est alerté en cas d’abus, d’incohérence, de non-respect des règles de remboursement imputées, le contrôle des dépenses devient plus strict tout en étant plus simple !
  • Multi-sociétés, multi-devises, oHRis Notes de frais permet de gérer plusieurs sociétés avec des règles différentes
  • Paramétrage des différents taux de TVA, des comptes de charges et de toutes les natures de dépenses utiles
  • Automatisation des contrôles liés à la politique de remboursement de l'entreprise.
  • Historisation élevée des actions utilisateurs permettant une auditabilité complète du processus de gestion des notes de frais
  • Avec une forte tolérance de charge, oHRis gère des sociétés de plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs avec des temps de réponses ‹ 1s
  • Nos logiciels subissent régulièrement des audits de sécurité réalisés par des sociétés spécialisées en sécurité informatique
  • oHRis Notes de frais vous permet dématérialiser totalement vos justificatifs en conformité avec l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales
  • oHRis Notes de frais se connecte avec les principaux logiciels de comptabilité permettant de déverser automatiquement les écritures comptables, sans ressaisie
  • Archivage des justificatifs scellé par un tiers de confiance durant toute la durée légale de conservation

oHRis Notes de frais lors de vos déplacements :

Que vous soyez déclarant ou manager, oHRis Note de Frais vous suit partout lors de vos déplacements :

  • Pas d’application à télécharger ni à paramétrer depuis un « App store », évitant ainsi l’affluence importante de demandes d’assistance auprès de votre service informatique,
  • 100% des fonctions de la version PC/Mac sont disponibles depuis votre mobile en déplacement, pas de compromis à faire sur les fonctionnalités,
  • Vous saisissez en temps réel vos dépenses et capturez vos justificatifs avec l’appareil photo de votre Smartphone en 1 clic,
  • Validez et suivez le remboursement de vos notes de frais n’importe où, n’importe quand !

OFFREZ-VOUS LES AVANTAGES D’UNE SOLUTION SaaS !

Vous accédez à votre service via une adresse dédiée à votre entreprise et sécurisée (HTTPS)

Le support technique et fonctionnel non-stop de 9H à 17h00

Les mises à jour des nouvelles fonctionnalités gratuites.

Sauvegardes quotidiennes incluses

Engagement SLA de 99,99% et temps de réponse garantis

Infrastructure sécurisée, monitorée en temps réel et auditée chaque année

Aucune durée d’engagement imposée

Pas de prépaiement, facturation à termes échus

Stockage des données en France métropolitaine garanti